Từ 01/7/2026: Chính thức áp dụng quy định mới về hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử sẽ bắt buộc có mã định danh (ID)

Theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, kể từ ngày 01/7/2026, tất cả hợp đồng lao động điện tử sau khi ký kết phải được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh (ID).

Mỗi hợp đồng sẽ được cấp duy nhất một ID và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng nào khác. Đáng chú ý:

• ID chỉ được cấp một lần;
• Không thay đổi khi hợp đồng sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt;
• Phụ lục và các thông báo liên quan sẽ gắn theo ID của hợp đồng gốc.

Điều này giúp tăng tính minh bạch, đồng bộ dữ liệu và thuận lợi trong công tác quản lý lao động.

Cấu trúc mã ID hợp đồng lao động điện tử

Thông tư quy định mã ID gồm:

• 01 ký tự chữ;
• 12 ký tự số.

Trong đó:

• Chữ “A”: Hợp đồng được giao kết mới từ ngày 01/7/2026 qua nền tảng eContract;
• Chữ “B”: Hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử;
• Chữ “C”: Hợp đồng điện tử được ký trước ngày 01/7/2026.

Hai số đầu tiên trong phần số thể hiện năm cấp ID, 10 số còn lại được hệ thống tạo ngẫu nhiên.

Nhà cung cấp eContract phải kết nối với nền tảng quốc gia

Theo quy định mới, các nhà cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử (eContract) phải thực hiện kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia theo quy trình do Bộ Nội vụ hướng dẫn.

Chậm nhất đến ngày 20/7/2026, các đơn vị cung cấp eContract phải hoàn thành việc kết nối hệ thống.

Đây là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo dữ liệu lao động được quản lý tập trung, đồng bộ và có thể xác thực trên phạm vi toàn quốc.

Tăng cường quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin lao động

Thông tư 08/2026/TT-BNV cũng quy định chi tiết về:

• Quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử;
• Lưu trữ, khai thác và chia sẻ dữ liệu;
• Quyền truy cập hệ thống;
• Cấp, khóa và mở khóa tài khoản truy cập nền tảng.

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí giấy tờ, ký tá, lưu trữ mà còn nâng cao tính pháp lý, khả năng truy xuất và quản trị nhân sự hiện đại.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì từ bây giờ?

Với quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần sớm:

• Rà soát quy trình ký kết hợp đồng lao động;
• Chuẩn bị hạ tầng ký số và lưu trữ điện tử;
• Lựa chọn nền tảng eContract phù hợp;
• Đào tạo bộ phận nhân sự và pháp chế;
• Chuyển đổi dần hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử.

Đặc biệt với các doanh nghiệp sử dụng số lượng lớn lao động, việc chuyển đổi sớm sẽ giúp giảm áp lực vận hành khi quy định chính thức áp dụng trên toàn quốc.

Xu hướng tất yếu của quản trị nhân sự số

Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại chuyển đổi số. Việc ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV không chỉ hoàn thiện hành lang pháp lý mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp hiện đại hóa công tác quản trị nhân sự, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm rủi ro pháp lý trong tương lai.